PopFax, un servicio de ‘fax virtual’ a precio asequible, y con descuento

El fax fue un gran invento en su día, qué duda cabe, pero a día de hoy resulta como mínimo incómodo, y si me apuras, hasta feo. Odio el fax, y lo odio mucho. Pero por desgracia, aún no puedo prescindir de él. Tal vez sí para el envío, ya que puede sustituirse por sistemas más modernos y eficientes como el correo electrónico, pero no para la recepción, básicamente porque aún hay personas y entidades varias que insisten en enviarte documentos por fax. Y ya que no nos queda más remedio que aceptarlo, busquemos el modo de que su uso sea lo menos traumático posible. Muchas de las carencias del fax pueden solventarse mediante la contratación de un servicio de fax virtual.

Motivos para odiar el fax

Antes de explicar en qué consiste un fax virtual, creo conveniente exponer cuáles son los inconvenientes del fax, bajo mi punto de vista, para más adelante poder explicar cómo los soluciona o deja de solucionar el fax virtual. Vamos allá:

  1. Pérdida de calidad respecto del original. Al enviar un documento cualquiera por fax, éste sufre una triple pérdida de calidad: la primera, en el momento en el que mi aparato de envío de faxes lee el documento; la segunda, en el momento en el que se transmite la información por la línea telefónica; la tercera, en el momento en el que el aparato de recepción de faxes que se encuentra al otro lado de la línea telefónica imprime el documento. Probad a enviar por fax un documento que previamente ha sido recibido por fax: seguramente el que esté al otro lado os llame para pediros que se lo volváis a enviar, a ver si con un poco de suerte queda medianamente legible.
  2. Necesidad de imprimir el documento para poderlo enviar. He terminado un escrito de alegaciones, y me dispongo a enviárselo a la procuradora por fax, lo que me obliga a imprimirlo, con el consiguiente gasto de tinta, papel y espacio de almacenamiento, por no hablar del inevitable paseo hasta la impresora, y en su caso, pelea con los atascos de papel.
  3. Necesidad de imprimir el documento para poderlo recibir. Esto supone un inconveniente múltiple: gasto de tinta y papel, posibilidad de fallo en la impresión por problemas técnicos de distinta índole (se atasca el papel, se acaba la tinta, se va la luz en mitad de la impresión…) que nos obligan a pedir un reenvío, problemas cardíacos por una resolución importante que tarda mucho en imprimirse… No, no es broma. O no del todo. Han sido muchas las ocasiones en las que he estado un buen rato junto al fax, viendo cómo éste escupe las muchas páginas de una sentencia, implorando que acabe la tortura, y escupa de una vez la página en la que se recoge el FALLO, que por ironías del destino, siempre es la ÚLTIMA. Si todos los abogados empezamos a leer las sentencias por el fallo, ¿por qué no empezarán los jueces sus sentencias escribiendo el fallo? O si no, que los procuradores envíen los folios de las sentencias en orden inverso.
  4. Necesidad de presencia física del receptor. Si me encuentro ausente del despacho, por ejemplo en el Juzgado, y me mandan un fax, no lo veré hasta que esté de vuelta en el despacho.
  5. Engorro a la hora de archivar digitalmente los faxes. Si nos gusta tener archivados en el mismo directorio todos los documentos enviados y recibidos relacionados con un asunto, no tendremos más remedio que escanear los faxes que recibimos en papel. Una tarea tediosa.

Qué es un fax virtual, y cómo puede resolver los problemas anteriores

Un fax virtual es un servicio por el que se te asigna un número de fax normal y corriente, con la particularidad de que tanto el envío como la recepción de los faxes se realiza a través de Internet (correo electrónico), sin necesidad de disponer de una máquina de fax. Aunque nosotros hagamos el envío a través de Internet, nuestro destinatario recibirá el fax en su máquina de fax convencional, y nos podrá enviar faxes a nuestro número de abonado, sin necesidad de saber si el número de fax desde el que recibe o al que envía faxes es virtual o convencional.

Sencillo, ¿verdad? ¿Y qué ventajas tiene esto? Básicamente, que elimina de un plumazo todos los inconvenientes citados:

  1. Pérdida de calidad respecto del original. Enviando un fax virtual ya no hay pérdida de calidad en el momento de lectura del documento, ya que se envía directamente el documento digital, por ejemplo, un PDF. Si nuestro destinatario usa un fax convencional, aún habrá pérdida en la transmisión y en la impresión, pero si también usa un fax virtual, la pérdida será prácticamente nula. Os puedo asegurar que los faxes así enviados quedan MUCHO más legibles.
  2. Necesidad de imprimir el documento para poderlo enviar. ¡Nuca más! De PDF directamente al fax, sin pasar por el papel. ¡Adiós gasto en material de oficina, adiós espacio excesivo, adiós paseos hasta la impresora, adiós atascos de papel!
  3. Necesidad de imprimir el documento para poderlo recibir. También aquí, ¡nunca más! ¿Que me quedo sin tinta, o se va la luz en el momento de la recepción? ¡No me importa, tengo el fax en mi buzón de correo en formato PDF! Oh, espera, y lo mejor de lo mejor: me llega un fax en PDF, ¡y lo tengo entero al momento, no necesito esperar a recibir el Fallo! ¡Puedo saltar directamente a la última página!
  4. Necesidad de presencia física del receptor. Esto es una maravilla: llego al Juzgado con al menos media hora de antelación, como de costumbre, así que aprovecho para consultar el correo electrónico desde el Colegio de Abogados, ¡y de paso veo si me llegan faxes! Quedas como un señor cuando sales del Colegio de Abogados, te encuentras con una procuradora que sale del Colegio de Procuradores, te dice “Daniel, te acabo de enviar un fax con la resolución de tal asunto”, y le dices “sí, acabo de recibirlo”, y se queda con cara de pensar “¿cuándo narices lo ha recibido?”.
  5. Engorro a la hora de archivar digitalmente los faxes. ¡Se acabó el tener que escanear los faxes recibidos! Botón derecho –> Guardar como.

¡Qué maravilla, póngame tres!, pero antes… ¿y los inconvenientes?

Sí, eso, los inconvenientes. Que haberlos, haylos. Enumerémoslos:

  1. Envío de documentos no digitalizados. Sí, claro, es muy bonito enviar por fax un PDF sin levantarnos de la silla, pero, ¿qué pasa si no lo tenemos escaneado? Por ejemplo, piensa en un contrato que te ha traído un cliente. O piensa en el boletín de inscripción a una jornada del Colegio de Abogados, que debe rellenarse a mano. En ambos casos, tendrás que escanear el documento para poderlo enviar, mientras que con el fax convencional eso no era necesario, porque la máquina de faxes se encargaba de todo. Si habitualmente envías por fax documentación que no tienes digitalizada, tal vez no te interese el invento.
  2. Acuse de recibo. El fax convencional te envía el acuse de recibo en el momento, tras esperar unos segundos. Con el fax virtual el acuse de recibo te llega por e-mail, con lo que tendrás que dedicarte a comprobar el e-mail durante un rato hasta que llegue el acuse. No es que tarde mucho, pero sí tarda más que con el fax convencional. Si la paciencia no es tu mayor virtud, tal vez no te interese el invento.
  3. Bandeja de entrada compartida. Si compartes línea de fax con varias personas, en caso de un fax convencional, la bandeja de entrada se va vaciando sola: llega un fax, el compañero lo recoge, con un simple vistazo ve la carátula, no es para él sino para otro compañero, se lo pasa. Resultado: la bandeja está vacía sin que yo haga nada. Con un fax virtual, todos recibimos una copia del fax en nuestra bandeja de correo, de manera que TODOS tenemos que tomarnos la molestia de comprobar si el fax es para nosotros. Y para ello necesitamos abrir el documento PDF adjunto, pues el contenido del e-mail que nos llega con el fax sólo indica cuál es el número desde el que se envía, el número de folios, y poco más. Si en tu despacho hay un importante flujo de faxes de terceras personas y no estáis por la labor de contratar una línea de fax independiente para cada uno, tal vez no te interese el invento.

¿Está hecho para mí el fax virtual?

Pues mira, no sé, tú sabrás. Yo te he explicado mis pros y mis contras, y para mí es una buena solución, teniendo en cuenta que cada vez uso menos el fax, que los faxes que envío suelen ser de documentos que yo mismo redacto en el PC (así que no necesito escanear nada), y que me manejo como pez en el agua con documentos digitales, sobre todo si son en formato PDF (benditos PDF Creator y PDFTK Builder).

¿Qué servicio de fax virtual me recomiendas?

Así me gusta, las preguntas, directas. Y antes de continuar, una confesión: este artículo no es completamente altruista. Hacía tiempo que tenía en mente escribir un artículo acerca de las bondades del fax virtual, porque me parece un invento realmente bueno, pero no había encontrado un hueco para escribirlo. Si lo escribo ahora es para aprovechar que PopFax, el servico de fax virtual que utilizo, me ha enviado un e-mail informándome de una oferta promocional de “invita a un amigo”, ya sabes, en plan “tráete a un amigo, a él le hacemos un regalo, y a ti te damos un premio”. Más adelante os explico en qué consisten el regalo y el premio, ahora dejadme que os cuente de qué va el servicio. Os cuento lo que tengo contratado yo, y luego que cada cual se mire las tarifas para decidir qué le conviene más.

Partiendo de la base de que yo apenas envío faxes, empecé por contratar un paquete de “Enviar y recibir” de tres meses por 18,99 euros (no es coste mensual, sino coste total de los tres meses). Este paquete incluye recepción ilimitada (es decir, no pagas más por recibir más), y 20 páginas de envío. Sí, 20 páginas de envío es una miseria, pero ya he dicho que apenas envío faxes, que prácticamente sólo lo uso para recibirlos. Si consumes las 20 páginas de envío, cada página adicional te costará una “unidad POP”, o lo que es lo mismo, 0,05 euros. No sé si es mucho o es poco, no me he molestado en comprobar cuánto cuesta enviar un fax convencional, pero es que me es igual. Repito: yo apenas envío faxes. Ahora mismo tengo contratado el paquete anual, que por 49,99 euros incluye 50 “unidades POP”, y resulta que me quedan 54, porque no llegué a gastar las 20 páginas del paquete trimestral.

Eso en cuanto al coste, pero, ¿y en cuanto al funcionamiento? La recepción, impecable. Éste es el asunto del último fax que recibí (el número ha sido censurado para preservar el anonimato del emisor):

Usted ha recibido un nuevo fax de +34943**79*9

Y éste el contenido:

Estimado Cliente,

En fecha 2011-02-01 16:38:43 usted ha recibido un fax de +34943**79*9,
el número de páginas es de 1.

Su fax se encuentra en archivo adjunto a este email.

El fax está guardado en la bandeja de entrada de su cuenta en línea.

Cordialmente.

El equipo Popfax.com

Y adjunto, por supuesto, un estupendo PDF perfectamente legible (e imprimible, si fuera menester).

El envío ya es harina de otro costal. A ver, difícil no es, pero podría ser más fácil. Básicamente porque para enviar un fax tienes que elegir entre hacerlo desde la web de PopFax, o usar un programa específico. También se puede hacer a través del correo electrónico, pero no es sencillo, y supone un sobrecoste (2 euros/mes). En cualquier caso, volvemos a lo mismo: a mí me es igual, porque prácticamente no envío faxes. Yo lo quiero para recibirlos.

Vale, sí, me gusta, ¿qué hay de mi regalo?

Del tuyo, y del mío, no nos olvidemos. La cosa es así: si te registras en PopFax, les dices que vas de mi parte, y a ti te descuentan un 20% del coste de registro, mientras que a mí me regalan el equivalente a un 30% en “unidades POP”. Ya sabes, eso que sirve para enviar faxes una vez que te has pasado del cupo contratado.

¿Y cómo les dices que vas de mi parte? Muy sencillo: en el tercer paso del proceso de registro (en total son cuatro pasos), hay un mensaje que dice “Si tiene un código de promoción (Promocode), introdúzcalo y valide”, y a continuación cuatro casillas. Debes introducir los siguientes números de cuatro cifras en cada casilla, y pulsar Validar:

6376 6091 7592 6702

Y antes de que os lancéis, un consejo: probad el servicio de manera gratuita antes de contratar el servicio de pago. El periodo de prueba es de apenas unos cuantos días, y además el número que se os asigne para la prueba no será el que se os asigne de manera permanente al contratar los servicios de pago, pero es un buen modo de haceros una idea de cómo funciona el invento.

Y dicho esto, ya sólo me falta desearos una buena experiencia si decidís contratar el servicio, y pediros que os acerquéis por aquí a contar qué tal os va, para poder pulir la lista de pros y contras del invento.