La solución es bien sencilla de formular: configura el correo de ICAGI para que todo lo que se envíe a esa cuenta sea redirigido automáticamente a la cuenta que uses habitualmente. En mi caso, me interesa recibir el correo en mi cuenta de Yahoo de toda la vida, que es la que puedo consultar con mayor comodidad desde cualquier ubicación (desde el despacho, desde casa, desde un cyber…). Una vez formulada la solución, vamos a explicarla paso a paso:

1. Entramos al servicio webmail del correo de ICAGI. Para poder hacer uso del servicio necesitamos tener instalado Adobe Flash Player. Seguramente ya lo tendrás instalado, así que si no se te pide, no te preocupes por ello.
2. En nombre de entrada escribimos nuestra dirección de correo electrónico del ICAGI completa. En contraseña, pues eso, la contraseña. Si no conocéis alguno de estos datos, llamad al Colegio (943 440 118) y preguntad por Eduardo. No os dará la clave por teléfono (faltaría más), pero os dirá cuándo pasaros para poder dárosla. No es que haga falta cita previa para estar con Eduardo, pero es que no conozco su horario, así que para evitar viajes en balde, mejor asegurarse de que va a estar. Si aún no tenéis cuenta de correo del ICAGI, os recomiendo solicitarla. Una vez introducidos los datos, pulsamos Entrar.
3. Arriba a la derecha, pulsamos en Preferencias, y en la ventana flotante que se abre, en la columna de la izquierda seleccionamos la penúltima opción, Control de correo.
4. En la parte superior de la misma ventana flotante, seleccionamos la pestaña Redireccionar todos los mensajes a.
5. Rellenamos el formulario de la siguiente manera:
   • Marcamos la casilla Habilitado
   • En el recuadro en blanco, escribimos la dirección de correo electrónico en la que queremos recibir el correo de ICAGI. Yo he puesto mi dirección de Yahoo.
   • Marcamos la casilla Guardar una copia si queremos que el mensaje se conserve también en el buzón de la cuenta de ICAGI. Recomiendo marcarla.
   • Recomiendo marcar la opción Mantener los campos de Para/CC. No estoy seguro, pero creo que esto sirve para que si alguien me manda un e-mail a mi cuenta de ICAGI, y ésta se reenvía a mi cuenta de Yahoo automáticamente, en Yahoo me aparezca como destinatario la cuenta de ICAGI, y no la cuenta de Yahoo. Para mí esto es interesante, porque me permite configurar en la cuenta de Yahoo un filtro automático que identifique los mensajes de ICAGI (comprobando el destinatario), y los guarde todos en una carpeta que he creado a tal efecto, permitiéndome mantener mi buzón de correo perfectamente ordenado sin esfuerzo.
   • Pulsamos Guardar.

Y listo, con esto ya podemos dar nuestra dirección de ICAGI con total tranquilidad, porque todo lo que nos envíen allí lo recibiremos en nuestro buzón favorito. Y para asegurarnos de estar al tanto de lo que se cuece en el Colegio, podemos ir a su web, introducir usuario y clave, y en la sección personalización, elegir las notificaciones que queremos recibir (circulares, cursos…).

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Motivos para odiar el fax

Antes de explicar en qué consiste un fax virtual, creo conveniente exponer cuáles son los inconvenientes del fax, bajo mi punto de vista, para más adelante poder explicar cómo los soluciona o deja de solucionar el fax virtual. Vamos allá:

1. Pérdida de calidad respecto del original. Al enviar un documento cualquiera por fax, éste sufre una triple pérdida de calidad: la primera, en el momento en el que mi aparato de envío de faxes lee el documento; la segunda, en el momento en el que se transmite la información por la línea telefónica; la tercera, en el momento en el que el aparato de recepción de faxes que se encuentra al otro lado de la línea telefónica imprime el documento. Probad a enviar por fax un documento que previamente ha sido recibido por fax: seguramente el que esté al otro lado os llame para pediros que se lo volváis a enviar, a ver si con un poco de suerte queda medianamente legible.
2. Necesidad de imprimir el documento para poderlo enviar. He terminado un escrito de alegaciones, y me dispongo a enviárselo a la procuradora por fax, lo que me obliga a imprimirlo, con el consiguiente gasto de tinta, papel y espacio de almacenamiento, por no hablar del inevitable paseo hasta la impresora, y en su caso, pelea con los atascos de papel.
3. Necesidad de imprimir el documento para poderlo recibir. Esto supone un inconveniente múltiple: gasto de tinta y papel, posibilidad de fallo en la impresión por problemas técnicos de distinta índole (se atasca el papel, se acaba la tinta, se va la luz en mitad de la impresión…) que nos obligan a pedir un reenvío, problemas cardíacos por una resolución importante que tarda mucho en imprimirse… No, no es broma. O no del todo. Han sido muchas las ocasiones en las que he estado un buen rato junto al fax, viendo cómo éste escupe las muchas páginas de una sentencia, implorando que acabe la tortura, y escupa de una vez la página en la que se recoge el FALLO, que por ironías del destino, siempre es la ÚLTIMA. Si todos los abogados empezamos a leer las sentencias por el fallo, ¿por qué no empezarán los jueces sus sentencias escribiendo el fallo? O si no, que los procuradores envíen los folios de las sentencias en orden inverso.
4. Necesidad de presencia física del receptor. Si me encuentro ausente del despacho, por ejemplo en el Juzgado, y me mandan un fax, no lo veré hasta que esté de vuelta en el despacho.
5. Engorro a la hora de archivar digitalmente los faxes. Si nos gusta tener archivados en el mismo directorio todos los documentos enviados y recibidos relacionados con un asunto, no tendremos más remedio que escanear los faxes que recibimos en papel. Una tarea tediosa.

Qué es un fax virtual, y cómo puede resolver los problemas anteriores

Un fax virtual es un servicio por el que se te asigna un número de fax normal y corriente, con la particularidad de que tanto el envío como la recepción de los faxes se realiza a través de Internet (correo electrónico), sin necesidad de disponer de una máquina de fax. Aunque nosotros hagamos el envío a través de Internet, nuestro destinatario recibirá el fax en su máquina de fax convencional, y nos podrá enviar faxes a nuestro número de abonado, sin necesidad de saber si el número de fax desde el que recibe o al que envía faxes es virtual o convencional.

Sencillo, ¿verdad? ¿Y qué ventajas tiene esto? Básicamente, que elimina de un plumazo todos los inconvenientes citados:

1. Pérdida de calidad respecto del original. Enviando un fax virtual ya no hay pérdida de calidad en el momento de lectura del documento, ya que se envía directamente el documento digital, por ejemplo, un PDF. Si nuestro destinatario usa un fax convencional, aún habrá pérdida en la transmisión y en la impresión, pero si también usa un fax virtual, la pérdida será prácticamente nula. Os puedo asegurar que los faxes así enviados quedan MUCHO más legibles.
2. Necesidad de imprimir el documento para poderlo enviar. ¡Nuca más! De PDF directamente al fax, sin pasar por el papel. ¡Adiós gasto en material de oficina, adiós espacio excesivo, adiós paseos hasta la impresora, adiós atascos de papel!
3. Necesidad de imprimir el documento para poderlo recibir. También aquí, ¡nunca más! ¿Que me quedo sin tinta, o se va la luz en el momento de la recepción? ¡No me importa, tengo el fax en mi buzón de correo en formato PDF! Oh, espera, y lo mejor de lo mejor: me llega un fax en PDF, ¡y lo tengo entero al momento, no necesito esperar a recibir el Fallo! ¡Puedo saltar directamente a la última página!
4. Necesidad de presencia física del receptor. Esto es una maravilla: llego al Juzgado con al menos media hora de antelación, como de costumbre, así que aprovecho para consultar el correo electrónico desde el Colegio de Abogados, ¡y de paso veo si me llegan faxes! Quedas como un señor cuando sales del Colegio de Abogados, te encuentras con una procuradora que sale del Colegio de Procuradores, te dice “Daniel, te acabo de enviar un fax con la resolución de tal asunto”, y le dices “sí, acabo de recibirlo”, y se queda con cara de pensar “¿cuándo narices lo ha recibido?”.
5. Engorro a la hora de archivar digitalmente los faxes. ¡Se acabó el tener que escanear los faxes recibidos! Botón derecho –> Guardar como.

¡Qué maravilla, póngame tres!, pero antes… ¿y los inconvenientes?

Sí, eso, los inconvenientes. Que haberlos, haylos. Enumerémoslos:

1. Envío de documentos no digitalizados. Sí, claro, es muy bonito enviar por fax un PDF sin levantarnos de la silla, pero, ¿qué pasa si no lo tenemos escaneado? Por ejemplo, piensa en un contrato que te ha traído un cliente. O piensa en el boletín de inscripción a una jornada del Colegio de Abogados, que debe rellenarse a mano. En ambos casos, tendrás que escanear el documento para poderlo enviar, mientras que con el fax convencional eso no era necesario, porque la máquina de faxes se encargaba de todo. Si habitualmente envías por fax documentación que no tienes digitalizada, tal vez no te interese el invento.
2. Acuse de recibo. El fax convencional te envía el acuse de recibo en el momento, tras esperar unos segundos. Con el fax virtual el acuse de recibo te llega por e-mail, con lo que tendrás que dedicarte a comprobar el e-mail durante un rato hasta que llegue el acuse. No es que tarde mucho, pero sí tarda más que con el fax convencional. Si la paciencia no es tu mayor virtud, tal vez no te interese el invento.
3. Bandeja de entrada compartida. Si compartes línea de fax con varias personas, en caso de un fax convencional, la bandeja de entrada se va vaciando sola: llega un fax, el compañero lo recoge, con un simple vistazo ve la carátula, no es para él sino para otro compañero, se lo pasa. Resultado: la bandeja está vacía sin que yo haga nada. Con un fax virtual, todos recibimos una copia del fax en nuestra bandeja de correo, de manera que TODOS tenemos que tomarnos la molestia de comprobar si el fax es para nosotros. Y para ello necesitamos abrir el documento PDF adjunto, pues el contenido del e-mail que nos llega con el fax sólo indica cuál es el número desde el que se envía, el número de folios, y poco más. Si en tu despacho hay un importante flujo de faxes de terceras personas y no estáis por la labor de contratar una línea de fax independiente para cada uno, tal vez no te interese el invento.

¿Está hecho para mí el fax virtual?

Pues mira, no sé, tú sabrás. Yo te he explicado mis pros y mis contras, y para mí sí es una buena solución, teniendo en cuenta que cada vez uso menos el fax, que los faxes que envío suelen ser de documentos que yo mismo redacto en el PC (así que no necesito escanear nada), y que me manejo como pez en el agua con documentos digitales, sobre todo si son en formato PDF (benditos PDF Creator y PDFTK Builder).

¿Qué servicio de fax virtual me recomiendas?

Así me gusta, las preguntas, directas. Y antes de continuar, una confesión: este artículo no es completamente altruista. Hacía tiempo que tenía en mente escribir un artículo acerca de las bondades del fax virtual, porque me parece un invento realmente bueno, pero no había encontrado un hueco para escribirlo. Si lo escribo ahora es para aprovechar que PopFax, el servico de fax virtual que utilizo, me ha enviado un e-mail informándome de una oferta promocional de “invita a un amigo”, ya sabes, en plan “tráete a un amigo, a él le hacemos un regalo, y a ti te damos un premio”. Más adelante os explico en qué consisten el regalo y el premio, ahora dejadme que os cuente de qué va el servicio. Os cuento lo que tengo contratado yo, y luego que cada cual se mire las tarifas para decidir qué le conviene más.

Partiendo de la base de que yo apenas envío faxes, empecé por contratar un paquete de “Enviar y recibir” de tres meses por 18,99 euros (no es coste mensual, sino coste total de los tres meses). Este paquete incluye recepción ilimitada (es decir, no pagas más por recibir más), y 20 páginas de envío. Sí, 20 páginas de envío es una miseria, pero ya he dicho que apenas envío faxes, que prácticamente sólo lo uso para recibirlos. Si consumes las 20 páginas de envío, cada página adicional te costará una “unidad POP”, o lo que es lo mismo, 0,05 euros. No sé si es mucho o es poco, no me he molestado en comprobar cuánto cuesta enviar un fax convencional, pero es que me es igual. Repito: yo apenas envío faxes. Ahora mismo tengo contratado el paquete anual, que por 49,99 euros incluye 50 “unidades POP”, y resulta que me quedan 54, porque no llegué a gastar las 20 páginas del paquete trimestral.

Eso en cuanto al coste, pero, ¿y en cuanto al funcionamiento? La recepción, impecable. Éste es el asunto del último fax que recibí (el número ha sido censurado para preservar el anonimato del emisor):

Usted ha recibido un nuevo fax de +34943**79*9

Y éste el contenido:

Estimado Cliente,

En fecha 2011-02-01 16:38:43 usted ha recibido un fax de +34943**79*9,
el número de páginas es de 1.

Su fax se encuentra en archivo adjunto a este email.

El fax está guardado en la bandeja de entrada de su cuenta en línea.

Cordialmente.

El equipo Popfax.com

Y adjunto, por supuesto, un estupendo PDF perfectamente legible (e imprimible, si fuera menester).

El envío ya es harina de otro costal. A ver, difícil no es, pero podría ser más fácil. Básicamente porque para enviar un fax tienes que elegir entre hacerlo desde la web de PopFax, o usar un programa específico. También se puede hacer a través del correo electrónico, pero no es sencillo, y supone un sobrecoste (2 euros/mes). En cualquier caso, volvemos a lo mismo: a mí me es igual, porque prácticamente no envío faxes. Yo lo quiero para recibirlos.

Vale, sí, me gusta, ¿qué hay de mi regalo?

Del tuyo, y del mío, no nos olvidemos. La cosa es así: si te registras en PopFax, les dices que vas de mi parte, y a ti te descuentan un 20% del coste de registro, mientras que a mí me regalan el equivalente a un 30% en “unidades POP”. Ya sabes, eso que sirve para enviar faxes una vez que te has pasado del cupo contratado.

¿Y cómo les dices que vas de mi parte? Muy sencillo: en el tercer paso del proceso de registro (en total son cuatro pasos), hay un mensaje que dice “Si tiene un código de promoción (Promocode), introdúzcalo y valide”, y a continuación cuatro casillas. Debes introducir los siguientes números de cuatro cifras en cada casilla, y pulsar Validar:

6376 6091 7592 6702

Y antes de que os lancéis, un consejo: probad el servicio de manera gratuita antes de contratar el servicio de pago. El periodo de prueba es de apenas unos cuantos días, y además el número que se os asigne para la prueba no será el que se os asigne de manera permanente al contratar los servicios de pago, pero es un buen modo de haceros una idea de cómo funciona el invento.

Y dicho esto, ya sólo me falta desearos una buena experiencia si decidís contratar el servicio, y pediros que os acerquéis por aquí a contar qué tal os va, para poder pulir la lista de pros y contras del invento.

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Una vez instalado Stationery, en Thunderbird pulsáis la flecha que hay junto al botón Redactar, y se desplegará un menú que os permitirá elegir entre las plantillas existentes (aún no hay ninguna), o meter una nueva plantilla.

Lo que voy a hacer es dar de alta una plantilla que he creado clonando el aspecto de este blog, por lo que elijo “Otra plantillas…” y busco en la estructura de directorios el documento HTML que he creado, de nombre obiterdicta.html. De esta manera se me abre la pantalla de edición del mensaje, con la plantilla cargada.

Si me envío a mí mismo un e-mail, lo recibiré con la imagen de la plantilla.

Puedo utilizar todas las plantillas que me dé la gana, y si pulso directamente el botón Redactar sin desplegar la lista, el nuevo mensaje se mostrará automáticamente con la última plantilla utilizada. Pero lo mejor es que crear una nueva plantilla no es nada costoso. Partiendo de una plantilla común, basta con modificar la imagen de la cabecera y los colores para obtener una plantilla totalmente nueva. Cojo el documento obiterdicta.html, lo guardo con el nombre primavera.html, lo abro con un editor de texto plano (mi favorito es Kate), y le hago los siguientes cambios:

• Cambio este código:
  

  <h1><a href=”http://www.obiterdicta.net/” target=”_blank”><img src=”obiterdicta.png” title=”Obiter Dicta” alt=”Obiter Dicta” border=”0″></a></h1>

  por este otro:

  <h1><a href=”http://www.primavera.net/” target=”_blank”><img src=”primavera.png” title=”Primavera” alt=”Primavera” border=”0″></a></h1>

  para cambiar la imagen de la cabecera (y creo una nueva imagen primavera.png junto al documento html).

• Cambio body {background: #666;} por body {background-color: #ffe;} para cambiar el color de fondo del documento de gris a amarillo claro.
• Cambio #cuerpo {background-color:#bba;} por #cuerpo {background-color: #efe;} para cambiar el color de fondo del contenido de marrón claro a verde claro.
• Cambio #pie {background-color: #8a8a7a;} por #pie {background-color: #bcc9bc;} para cambiar el color de fondo de la nota al pie (donde aparece la dirección de la web) de marrón verdoso a verde.
• Cambio #confidencial {background-color: #555;} por #confidencial {background-color: #838d83;} para cambiar el color de fondo de la nota de confidencialidad de gris oscuro a verde oscuro.
• Cambio las referencias a www.obiterdicta.net por referencias a www.primavera.net en el texto del documento.

Aunque el manejo de los colores parezca un lío, en realidad es bastante sencillo conocer el código hexadecimal de un color. Y en cualquier caso, la paleta de colores de TheGIMP os puede ayudar a elegir los colores de vuestra plantilla.

Y una vez hechos los cambios pertinentes en nuestra plantilla, volvemos a utilizarla en Thunderbird como hicimos con la anterior.

Os podéis descargar el archivo primavera.zip que contiene el documento HTML y la imagen PNG correspondientes a la plantilla primavera. Corre de vuestra parte personalizar los colores y la cabecera así como cualquier parte de la plantilla para tener un e-mail exclusivo.

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Me dio envidia porque mis mensajes transmiten simple texto, mientras que los de este cliente transmiten algo más. Transmiten lo que algunos llaman “imagen corporativa”. Algo tan simple como una cabecera con un logo a todo color y un pie con información de contacto de la empresa, y entre medio el texto del mensaje. Lo confieso: codicié tener algo como eso. Así que probé a redactar un mensaje con imágenes y colorido. Nada estridente, algo sobrio y poco recargado. Incluso estuve un rato probando a bajar la calidad de las imágenes hasta un punto de equilibrio entre un peso ligero y una calidad aceptable. No es nada complicado obtener algo medio resultón. Al terminar de decorar el mensaje sólo hay que ir a Archivo –> Guardar como –> Plantilla, y se guardará en la carpeta Plantillas.

La cuestión es que si pulso Redactar para enviar un nuevo mensaje no me abre la plantilla, sino un documento en blanco. Si quiero utilizar una plantilla debo ir a la carpeta Plantillas, y elegir una. Sería útil poder configurar que por defecto se use una plantilla específica al crear un nuevo mensaje. Es más, sería utilísimo poder configurar plantillas diferentes para cuentas de correo diferentes. Pero vamos, no es ninguna tragedia, no cuesta tanto coger la costumbre de no pulsar el botón Redactar sino acudir a la carpeta de plantillas.

El gran problema es que la plantilla sólo sirve para mensajes nuevos, no se me permite aplicar la plantilla a un mensaje ya redactado, como por ejemplo la respuesta a un mensaje. Esto se podría solucionar adoptando la costumbre de copiar y pegar los mensajes en un nuevo mensaje, pero no es precisamente eficiente, ¿no creéis?

He estado googleando un rato, y me he encontrado con que hay más gente con el mismo problema, y aunque la mayoría son mensajes algo antiguos que hacen referencia a versiones viejas de Thunderbird, parece que la carencia sigue estando ahí. Pero mira tú por dónde, que cuando he empezado a escribir en esta bitácora lo iba a plantear como una pregunta, y al final no voy a necesitar vuestra ayuda, porque de rebote he encontrado Stationery, un add-on que añade un desplegable en el botón de Redactar y en el de Responder para poder aplicar una plantilla HTML al mensaje. Sólo debes asegurarte de incluir todo el CSS en la cabecera del documento (sin enlazar a un documento .css), y si vas a incluir imágenes, guardarlas preferiblemente en el mismo directorio que la plantilla.

Ahora, si me disculpáis, voy a ver si me curro alguna plantilla chula. Ha sido un placer consultaros mis dudas.

Publicado en Barrapunto

Post-edición: Para aprender a crear una nueva plantilla, leed Plantillas en Thunderbird II.

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Estimado cliente,

Es muy importante a leer.

Puede ser que Usted haya notado que la semana pasada nuestro sitio www.gruposantander.es funcionaba inestable y se observaban frecuentes intermitencias.

Hemos renovado nuestras instalaciones bancarias y ahora el problema esta resuelta.

Pero para una capacidad de trabajo correcta de sus cuentas bancarias, le pedimos a Usted introducir los detalles completos de la cuenta para que pudamos renovar nuestra base de los clientes y comprobar nuestro sistema nuevo de proteccion de los datos.

Tome este enlace www.gruposantander.es para verificar sus datos bancarios.

Esta carta es automaticamente mandada a cada cliente del Banco Santander Central Hispano, no hay necesidad a responder.

Con respeto,
El servicio del mantenimiento tecnico del Banco.

Como podéis suponer, el enlace no lleva a la auténtica web del Grupo Santander, sino que lleva a una falsificación en www.gruposantander.tk.

¿Y dónde está la novedad? He recibido decenas (puede que cientos) de mensajes similares a éste, muchos de ellos mejor montados. La novedad está en que esta vez he llegado a ver la web falsificada. En otras ocasiones he llegado demasiado tarde, y los estafadores ya habían recogido sus bártulos tras desplumar a algunos incautos. Pero en esta ocasión he podido ver cómo falsifican la web. Daos prisa y podréis verlo con vuestros propios receptores ópticos.

Publicado en Barrapunto

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